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举办国际会议申报程序

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举办国际会议申报程序

 

关于严格控制在华举办国际会议的通知
财行〔20112

各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构:
  近年来,随着我国对外开放与国际合作的不断深化,各地区各部门与国际组织及外国有关团体、机构共同在华举办或受其委托承办会议(以下称国际会议)不断增多,对推动我国对外交往和国际合作,促进国家经济社会发展起到了重要作用。但与此同时,也存在一些比较突出的问题,主要是:不少国际会议次数多、时间长、规模大,增加了财政负担;有的过于追求形式,讲究排场,经费开支严重超出正常会议支出标准和接待范围,造成大量浪费;有的主题及所涉国家和地区交叉,邀请外国政要重复,内容宽泛,缺乏实际效果。为进一步规范在华举办国际会议管理,经国务院同意,现就有关事项通知如下:
  一、各地区各部门要按照“服务发展、确保重点、规范管理、精简务实”的原则,进一步加强在华国际会议管理,严格执行中央和省(部)两级审批制度。

  二、各地区各部门要严格控制在华举办国际会议的总量,未经批准不得擅自对外申办或承诺。凡不符合规定、无实质内容的国际会议一律不得举办或承办。如无特殊需要,未经批准,原则上不搞固定年会或与外方轮流开会机制。对已经形成机制的国际会议,要由该国际会议的业务主管部门会同有关部门,对会议的重要性和可持续性等进行评估,效果不明显的,应及时调整或清理。
  三、各地区各部门要认真研究确定国际会议的主题,不得在同一时间或短时间内举办主题相同或类似的国际会议。以国内议题为主的国际会议,除有专门规定外,应先按照国内会议报批和管理,再就涉外事项按规定报批。
  四、各地区各部门要全面精简国际会议,严格控制会议规模,坚决纠正国际会议规模越大越好的错误认识,避免片面追求参会人数。百人以上的国际会议要慎办少办。与国际组织及外国有关团体、机构共同举办或受其委托承办的国际会议,规模原则上不超过往届。要统筹考虑会议规模、经费开支和预期效果,确保取得实效。
  五、各地区各部门要严格控制邀请我党和国家领导人出席国际会议。未经批准,不得擅自对外承诺我党和国家领导人与会,不得为提高会议规格随意使用“峰会”、“国际论坛”等称谓。严格控制邀请外宾的规模和规格,未经履行必要手续,不得擅自邀请或对外协商邀请重要外宾来访。各地区举办国际会议或涉外活动,不得竞相抬高国内外会议代表的规格,不得相互攀比。
  六、各地区各部门报送审批在华举办国际会议的请示,凡涉及申请财政拨款的,须事先会签财政部门同意;如涉及其他部门管理职能,应事先会签相关部门。应按照部门预算管理程序,在履行相关报批手续后编制会议预算,报财政部门审核。会议经费由我方全额负担或由与会各方分担的,应统一按照会议标准制定经费预算,我方负担的经费应纳入部门预算管理。
  各部门自行批准在华举办的国际会议所需经费,应在部门预算中自行调剂解决,财政部门不再另外安排经费预算。
  七、各地区各部门在华举办国际会议,不得擅自对外承诺提供任何免费服务。会议经费由我方支付或由与会各方分担的,应严格执行经财政部门审核的经费预算及有关在华举办国际会议财务管理办法和支出规定。承办方应当根据会议经费预算总额安排会议议程和接待服务,不得安排非会议内容的接待服务。会议经费由外方全额支付的,我方不再另外安排会议经费补助。经常举办国际会议的城市,应当实行会议定点管理。
  八、各地区各部门在华举办国际会议的支出标准,原则上参照中央级二类会议经费综合定额标准执行。要严格控制会议的住宿档次,并按照国际惯例不配备生活用品,不发会议纪念品,不赠送礼品,不组织公款游览、参观等。会议用餐以自助餐为主,可安排一次冷餐宴请,不再另外安排迎送宴请。外方参会人员除特邀代表外,其他人员往返路费及食宿费一律自理。
  各地区各部门要认真贯彻执行本通知的各项要求,并对业务主管范围内的国际会议举办情况进行一次全面清理检查,针对存在问题,采取有效措施切实加以改进。
                          

                                                                                         财政部
外交部  

                                            二○一一年一月三十一日



12BET国际会议管理办法
12BET平台外[2011]316号

   为进一步规范和加强我校国际学术会议管理工作,提高会议的质量及效益,根据国家有关规定,结合我校实际情况,特制定本办法。

一、会议申报

1. 国际交流合作处(以下简称国际处)负责我校国际会议的申报及管理工作。

2. 学校鼓励有条件和能力的学院、研究所积极举办有较高专业水平的学术性国际会议,以提高我校科学研究水平,促进学科建设,扩大我校在国际上的影响力。

3.会议主办单位提前3个月向学校提交申请报告,内容包括:举办会议中英文名称、举办会议的目的和意义、会议规模、主办单位名称、会议时间与地点、经费来源及预算等,并填写《12BET举办国际学术会议申报表》。

4. 承办国际会议的相关学院(研究所),需提前1个月提交主办单位举办国际会议所获得的政府批件,按主办国际会议的审批程序办理会议承办申请程序。

二、管理原则

1、举办国际会议要切实贯彻“以我为主、目的明确、统筹协调、从严掌握、厉行节约、讲求实效”、“促进学校教学科研”和“以会养会”的原则,严格控制会期、会议规模和会议规格,不得举办层次、水平较低的一般性会议及以盈利为目的会议。

2. 主办单位应遵守外事纪律,坚持内外有别原则,严格遵守保密制度。涉及敏感及不明事宜,应及时与学校国际处联络,不得随意对外表态。

3. 未获得批准,不得擅自筹备或对外承诺举办国际会议,不得向与会代表签发邀请函。

4.不邀请未与我国建交国家的代表参会;不与背景不明的单位联合主办国际会议。

5.主办单位负责对与会代表提交论文进行审核,对有政治性错误、涉及知识产权、敏感信息等内容的,应及时要求更正或取消论文的发表资格。

6. 会议结束后,主办单位应在3周内向国际处提交《12BET举办国际学术会议总结表》、会议总结报告、通讯录、论文集、照片、录音录像等资料。总结报告内容包括:

  (1)会议名称、时间、地点、主题、主办单位和学术负责人,与会中、外宾实到人数(港、澳、台学者单列),收到中、外论文数量。

  (2)会议学术水平的评价。

  (3)与会国内外著名学者的最新研究成果和动向。

  (4)会议反映出来的我国在相关学科领域内的现有水平与国际水平的差距、收获和成果以及存在的问题和建议。

  (5)会议论文集出版情况。

三、附则

1、本办法同样适用于双边及两岸学术会议。

2、本办法自公布之日起施行,由国际交流合作处负责解释。






                   12BET举办国际学术会议的有关规定


1、主办国际学术会议的学院或部门需提前六个月向国际交流合作处提出申请。

2、主办单位填写12BET申办国际学术会议申请表申请报告
,由国际交流合作处进行材料审核。申请报告的主要内容包括:

(1)会议目的、意义;

(2)会议内容;

(3)会议背景;

(4)拟邀请的国(境)外代表名单及证件复印件(或扫描件)

(5)会议主席、组织委员会、学术委员会名单(包括姓名、单位、职务);

(6)会议日程安排;

(7)办会经费来源及预算。


3、学校科技处等有关科研部门审核。

4、国际交流合作处呈外事主管校领导(或校长办公会议)审批。

5、国际交流合作处起草公文报送省政府审批。

6、国际交流合作处通知主办单位审批结果,并将批文交主办单位。

7、主办单位筹办会议。

8、国际交流合作处为参加国际会议的国外学者申请来华签证通知函,由主办单位寄送给<参会的国外学者,协助他们办理来华签证事宜。

9、国际会议结束后一个月内,主办单位向国际交流合作处提交国际会议总结国际学术会议统计表


国际会议总结报告应由学术牵头人组织撰写,主要内容应包括以下几点: 

(1)会议名称、时间、地点、主题、主办单位和学术牵头人;

(2)国际上本学科的动向、趋势、水平介绍和评价;

(3)与会国内外著名学者的最新研究成果和动向;

(4)通过会议反映出来的我国在该学科领域内的水平和国际水平的差距,存在的问题和建议;

(5)会议论文集出版情况;

(6)会议有关资料照片及声像资料。


说明:以上会议材料纸质版本由主办单位盖章后,送至行政楼416室;同时将电子版本发送至
sophiefei@dapoxetine247.com

联系人:费沉涵  电话:86878616


举办国际会议申请表

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国际学术会议统计表